Краткое описание схемы документооборота.
Индивидуальной особенностью решения Клиента являлось то, выгрузка в банк-клиент не производится, а база «WA:Финансист» является исключительно базой для ведения управленческого учета и бюджетирования.
В связи с этим, обычный порядок документооборота изменен таким образом, чтобы процесс создания нового контрагента и расчеты со всеми контрагентами в бухгалтерской базе был синхронизирован с базой в программе «WA:Финансист» с помощью выгрузок XML.
При появлении нового контрагента (покупателя, поставщика, подрядчика и т.п.) Ответственный исполнитель приносит на согласование договор (или счет) в бухгалтерию. В целях безопасности — Контрагент проверяется через систему 1С по ИНН. В случае согласования гл. бухгалтером, данные о контрагенте и его реквизиты, а также данные договора (счета) вносятся в бухгалтерскую базу 1С, а договор направляется на дальнейшее согласование руководству.
Вторым изменением стандартного подхода было то, что внесение стоимостных условий договоров в документ «Регистрация условий договоров», в связи с большим объемом договоров, оказалось чрезвычайно трудоёмким. Было принято решение о внесении условий с помощью загрузки из Excel Бюджета движения денежным средств на год по всем контрагентам.
Надо отметить, что реализованная возможность загрузки бюджета из Excel является преимуществом всех наиболее известных программ на платформе 1С:8.3 (WA:Финансист, ЛАД.Проект, БИТ.Финанс).
Таким образом, краткая схема документооборота сложилась в следующий порядок действий:
- Загрузка данных по текущим платежам и поступлениями;
- Создание документа «Регистрация условий договоров» без графика платежей.
После (для процесса) подписания договора руководителем бизнеса — создается документ «Регистрация условий договоров». Проведенный и утвержденный документ позволяет отображаться Договору контрагента в отчете Реестр договоров (в справочнике «Договоры контрагентов»);
- Создание Бюджета движения денежных средств;
- Формирование отчета «План Бюджета движения денежных средств» на плановый период. Утверждение документов «Бюджет». Рассмотрение и утверждение Плана БДДС руководителем. Предоставление отчета «План БДДС» Руководителю бизнеса в формате Excel, внесение корректировок по замечаниям руководства, распечатка готового Плана БДДС в сгруппированном по статьям оборотов виде;
- Создание документа «Плановый реестр на поступление / списание ДС»
Соответствие Бюджетов ДДС и Плановых реестров можно посмотреть с помощью отчета «Сравнение БДДС и факта с плановым реестром»;
- Формирование отчета «Платежный календарь» (режим «Предварительный»). Рассмотрение отчета «Платежный календарь» возможно по Плановым реестрам;
- Ввод на основании и согласование документа «Планируемое поступление ДС» на основании документа «Плановый реестр на поступление ДС»;
- Создание документа «Заявка на расходование денежных средств»;
Ввод документа «Заявка на расходование ДС» Ответственными исполнителями на основании счета от поставщика (подрядчика). По долгосрочным договорам администрации — возможен на основании документа «Плановый реестр на поступление / списание ДС».
- Согласование документа «Заявка на расходование ДС»;
- Формирование отчета «Платежный календарь» (режим «Обычный»);
- Создание документа «Планируемый перевод ДС»;
- Создание и утверждение документа «Реестр платежей»;
- Создание платежных поручений, отправка в Банк-Клиент, получение выписок и проведение их в бухгалтерской базе 1С;
- Загрузка выписок по текущим платежам и поступлениям из бухгалтерской базы 1С;
- Перепроведение документов «Платежное поручение»;
Заполнение в документе «Платежное поручение» Документа — основания, т.е. указание соответствующей Заявки на расходование ДС, которая прошла в утвержденном Реестре платежей.
- Перепроведение документов «Поступление на расчетный счет».
Заполнение Документа — основания соответствующим документом «Планируемое поступление ДС».
- Рассмотрение отчетности. Отчеты «Исполнение БДДС», «Сводный отчет по движению ДС (CASH-FLOW)», «Сравнение БДДС или факта с платежным календарем», «Сравнение бюджета движения денежных средств или факта с плановым реестром», «Остаток ДС по бюджету с учетом резерва».
В целом, программа «WA:Финансист» (блок «Управление денежными средствами») в целях внедрения казначейства — достаточно гибкое решение, нацеленное на решение многоуровневых сложных задач казначейства и бюджетирования.