Презентация «Внедрение казначейства в программе БИТ.ФИНАНС»

Автор: Светлана АСМИР


Система Казначейства широко применяется на многих предприятиях, работающих в 1С. Особенно она важна на крупных предприятиях, но в последнее время и небольшие компании оценили ее практическую значимость и необходимость. 

 

  1. Общие сведения

Из систем Казначейства на базе 1С был выбран БИТ.ФИНАНС (далее — Казначейство). Были, естественно, рассмотрены и другие варианты, но все они не отвечали требованиям Клиента. По сути БИТ:Финанс-Стандарт является доработанным модулем ввода заявок на расходование денежных средств, который был ранее в Управлении Торговлей, УПП и других конфигурациях. Системы, основанные на других программных продуктах не рассматривались в принципе, исходя из первоначальной задачи.

В самом начале был пройден семинар по преимуществам работы в Казначействе, проведены пробные исследования системы, по результатам которых был сделан вывод, что Казначейство (БИТ:Финанс-Стандарт) — удобное решение для планирования движения денежных средств и составления отчетов по ним в разрезе нужных аналитик.

До запуска системы в работу необходимо систематизировать подход по подготовке следующих справочников:

+ Статьи оборотов

+ Проекты

+ Номенклатурные группы.

Данные разрезы аналитик в дальнейшем будут использоваться в бюджетировании, т.е. их составление должно быть произведено с учетом возможностей в дальнейшем получать сопоставимые бухгалтерские данные и давать полную информацию о всех денежных потоках. Для статей оборотов желательно группировать элементы по группам в соответствии со стандартами составления финансового плана.

Проекты имеют уровни, по проектам, в которых есть несколько составляющих элементов можно допускать подуровни, однако надо понимать, что в дальнейшем это усложнит работу по отражению информации, т.к. часть работ, как правило относится к проекту в целом. Таким образом, подпроекты имеет смысл создавать тогда, когда без введения такой подгруппы нет возможности выполнить какую либо задачу.

Предполагается, что в базу изначально введены Организации, часть Контрагентов, Исполнителей (с прописанными ролями) и т.п. Введение пользователей, определение ролей, определение доступа прописано в руководствах недостаточно. Особенно при разграничении прав на уровне записей может пригодиться поддержка консультантов фирмы. При упрощенном методе в небольшой фирме — знаний на уровне руководства может быть достаточно.

  1. Порядок ввода и согласования документа «Заявка на расходование денежных средств»

По завершению процесса ознакомления с программой и введения определенных статей оборотов и элементов др. справочников, необходимо продумать схему документооборота системы Казначейства. Важно понимать, что она должна быть не такая какую советует аналитик, а такая чтобы была удобна всем, пользующимся ей для ввода и получения информации, но при этом соответствовала логике действий в программе.

Первым образующим документом системы является Заявка на расходование денежных средств. В данной заявке аккумулируется вся информация в дальнейшем используемая в системе.

Для ввода Заявки необходимо войти в систему, указав пользователя и пароль, найти панель «Казначейство» —  документ «Заявка на расходование денежных средств».Ответственные за заявку выбирают вид операций, которым они занимаются, согласно табл.1.

Таблица 1

Пример столбцов в таблице: Ответственные за ввод и согласование заявок по видам операций

Ответственные за расходование денежных средств ЦФО (Центр финансовой ответственности) Вид операции документа, Проверка,+КонтрольЗаявки побюджету Согласование

Ввод новой заявки производится Исполнителем.

Ввод новой заявки «Добавить» — «+» — и выбрать вид операции документа, возможно создание новой заявки путем копирования аналогичной, заполненной – «добавить копированием».

Заполняем реквизиты:

  1. Организация
  2. Сценарий (годовой по месяцам – будет установлен по умолчанию)
  3. ЦФО – Центр финансовой ответственности (= Подразделение) – табл.1.
  4. Статья оборотов  — согласно табл.2.
  5. Проект – выбрать соответствующий, при распределении по проектам – выбрать вверху «Список».
  6. Номенклатурная группа – найти в списке Групп Работ  —  аналитику по работам (табл.2)
  7. Номенклатура – общее название позиции – внести, либо использовать существующую (примеры в табл.2)
  8. Контрагент – надо найти в списке, добавить адреса и телефоны,  если в справочнике Контрагенты такого контрагента не внесено, либо сходится наименование, но фактический это другой контрагент, то создать новый элемент, указать адрес, обязательно – телефон, если несколько одноименных – указать инн.
  9. Договор (или номер счета, если нет договора) – указать новый или выбрать старый договор, заполнить в дополнительных реквизитах проект по умолчанию.
  10. Дата расхода, крайний срок оплаты
  11. Сумма по счету,
  12. Ставка НДС.
  13. Подразделение
  14. Должность
  15. На вкладке файлы надо прикрепить электронный вид счета.
  16. «Записать» черновик, при превышении бюджета – дать пояснения для проведения данной заявки в базе.
  17. Проверить соответствие окончательного варианта, нажав «ОК» сохранить счет заявку как «Рабочая».
  18. Для проверки  (корректировки) заявки в части статьи оборотов  (табл.2) и контроля выполнения плана бюджета  вед. экономист смотрит соответствие расхода и статьи оборота, и проводит заявку, если она сверх бюджета.
  19. На распечатанной копии счета необходимо расписаться, указать номер заявки и отнести счет в бухгалтерию в спец. папку «Счета на оплату»
  20. Главный бухгалтер при оплате возьмет реквизиты для оплаты контрагента из электронного варианта заявки, сверив их с бумажным счетом и реквизитами существующими в  бух.базе.

Система позволяет настроить различные маршруты визирования – согласования.

Процедура согласования заявок зависит от характера предполагаемых расходов, перечень согласований представлен в табл.1.

В системе проставлены настройки прав доступа согласно необходимых функций.

Выше перечисленным ответственным лицам в базе установлены  права на просмотр, редактирование, создание и копирование заявок на расходование денежных средств и прогнозов платежей и отчеты, связанные с ними.

Пользователь автоматически получает уведомление о необходимости установки визы в документе согласно маршрута визирования.

В случае, если Ответственный не получил счета на оплату, но к примеру работы заказаны, и известна примерная сумма оплаты и примерная дата расхода – можно внести данные в документ «Прогноз  платежа». Обязательно в таком случае – заявку на расходование денежных средств создавать на основании данного прогноза (чтобы сумма не проходила в последующем в платежном календаре дважды).

 Прикрепление счета на оплату происходит путем сохранения в документе «Заявка на расходование денежных средств сканированной либо электронной копии документа. При этом, ответственный вносящий данные может удалить изображение счета со своего компьютера автоматически после отправки его в базу программы. После чего, лица имеющие доступ к данному документу могут разворачивать и сохранять его на своем компьютере. Либо раскрывать без сохранения.

Сохранять документ – Счет на оплату поставщика  желательно в формате jpeg не превышающем 100 кб.(с условием сохранения качества).

  1. Платежный календарь  и другие отчеты по оплатам

Для реализации задачи оперативного финансового планирования вед.экономист формирует Платёжный календарь. С позиции бюджетного управления платёжный календарь является инструментом резервирования денежных средств из бюджета.

Период, на который составляется платёжный календарь и периодичность его формирования, корректировки и обновления у разных компаний различаются. Чаще всего периодом является месяц, а периодичностью соответственно — неделя.

В платёжном календаре притоки и оттоки денежных средств должны быть сбалансированы. Отрицательное сальдо поступлений и выплат означает дефицит денежных средств в соответствующем периоде времени. В этом случае необходимо определить источники покрытия плановых денежных дефицитов. При положительном сальдо поступлений и выплат образуется профицит (излишек) денежных средств. В этом случае возникает необходимость определить объекты краткосрочного инвестирования и соответствующую доходность операции.

(Платежный календарь не читабелен , ввиду того что оплаченные средства по странностям программы прибавляются. В системе можно настроить отображение платежного календаря разыми способами.

Желательно, чтобы верхняя строка при этом отображала вид данных – начальный остаток, поступления и выплаты по статьям оборотов и контрагентам, ЦФО, конечный остаток.)

 рис. 3. Отчет «План-фактный анализ заявок на расходование ДС»

План-фактный анализ заявок на расходование денежных средств – отчет позволяющий следить за оплатой заявок в укрупненном виде.

Наиболее удачный из отчетов можно считать «План-фактный анализ прогнозов платежей ». Данный отчет соединяет в себе прогнозируемые документы «Прогноз платежа»,  планируемые «Заявка на расходование денежных средств» (в другой колонке), и фактическое списание денежных средств. Недостаток – отражает только платежи – без поступлений.

Отчет «План-фактный анализ заявок на расходование денежных средств» аналогичен  отчету, рассмотренному выше за исключением столбца прогноза платежей.

Отчет по бюджету выдает результаты по движению денежных средств согласно плана бюджета. Фактические обороты появляются на основании проведенной Платежной позиции (на вкладке документа «Заявка на расходование денежных средств» проведенный документ, указанный в дополнительных аналитиках Выпики либо Расходно-кассового ордера.

  1. Реестр платежей

Рис.3. Реестр платежей

Реестр платежей на основании утвержденных заявок формирует  финансовый менеджер, утверждает генеральный директор. Реестр можно сохранить в екселе и отправить , либо отдать через секретаря за подписью, либо просто оставить сформированным и утвержденным в программе.

Формирование платежных документов на основании реестра платежей производится в бухгалтерских базах. После оплаты в реестре автоматически проставляется галочка, что заявка оплачена и ответственный за заявку видит, что она  оплачена  в документах «заявки на расходование денежных средств», кроме того заявка выделяется ярко-зеленым цветом.

Механизм внесения данных о фактической оплате:

Бухгалтер формирует на основании реестра документ «Списание средств с расчетного счета», «Расходно-кассовый ордер» и при получении выписки из банка в документе списание средств с расчетного счета ставит галочку, когда заявка оплачена.

  1. Планируемое поступление денежных средств

Планируемое поступление денежных средств вносит нач. отдела сбыта вед. экономист на основании плана продаж для отдела сбыта.

Суммы ожидаемых поступлений можно внести списком от каждого контрагента по датам.

Как было сказано выше планируемые поступления возможно автоматически выгружать из графика платежей в документе «Дополнительные условия по договору». Дополнительные условия к договору, в связи с наличием отсрочки платежей, а также различия в ценообразовании также требуют утверждения. Однако, схема внесения поступлений средств в отличие от платежей требует не столько утверждения, сколько внесения данных и их корректировок в полном объеме. Специалист, который осуществляет внесение данных должен обладать оперативной и достоверной информацией о намерениях покупателей оплатить по договору.

 Таблица 3

Внесение данных в документы о поступлениях денежных средств

Ответственные за внесение данных Номенклатура ЦФО (Центр финансовой ответственности) Вид операции документа, Проверкаи утверждение
Бухгалтер, главный бухгалтер Поступление денежных средств от покупателей Администрация — Отдел продаж Поступление на р/сч, приходно-кассовый ордер По итогам месяца
Экономист (фин.менеджер) Отсрочка платежа Администрация — Отдел продаж Доп. условия к договору Генеральный директор
Экономист(фин.менеджер) Согласно договора Администрация — Отдел продаж Планируемое поступление денежных средств По итогам месяца
Бухгалтер, главный бухгалтер Прочие поступления денежных средств Администрация – Бухгалтерия (СМУ) Поступление на р/сч, приходно-кассовый ордер По итогам месяца

Как мы говорили выше, система казначейства должна разрабатываться индивидуально и служить главной цели — обобщению и своевременной подаче информации руководству и исполнителям.

Asmir.ru