Система Казначейства широко применяется на многих предприятиях, работающих в 1С. Особенно она важна на крупных предприятиях, но в последнее время и небольшие компании оценили ее практическую значимость и необходимость.
Рассмотрим пример внедрения одной из систем казначейства на базе 1С — БИТ.ФИНАНС (далее — Казначейство).
- Общие сведения
По сути БИТ:Финанс-Стандарт является доработанным модулем ввода заявок на расходование денежных средств, который был ранее в Управлении Торговлей, УПП и других конфигурациях. Системы, основанные на других программных продуктах не рассматривались в принципе, исходя из первоначальной задачи.
В самом начале был пройден семинар по преимуществам работы в Казначействе, проведены пробные исследования системы, по результатам которых был сделан вывод, что Казначейство (БИТ:Финанс-Стандарт) — удобное решение для планирования движения денежных средств и составления отчетов по ним в разрезе нужных аналитик.
До запуска системы в работу необходимо систематизировать подход по подготовке следующих справочников:
+ Статьи оборотов
+ Проекты
+ Номенклатурные группы.
Данные разрезы аналитик в дальнейшем будут использоваться в бюджетировании, т.е. их составление должно быть произведено с учетом возможностей в дальнейшем получать сопоставимые бухгалтерские данные и давать полную информацию о всех денежных потоках. Для статей оборотов желательно группировать элементы по группам в соответствии со стандартами составления финансового плана.
Проекты имеют уровни, по проектам, в которых есть несколько составляющих элементов можно допускать подуровни, однако надо понимать, что в дальнейшем это усложнит работу по отражению информации, т.к. часть работ, как правило относится к проекту в целом. Таким образом, подпроекты имеет смысл создавать тогда, когда без введения такой подгруппы нет возможности выполнить какую либо задачу.
Предполагается, что в базу изначально введены Организации, часть Контрагентов, Исполнителей (с прописанными ролями) и т.п. Введение пользователей, определение ролей, определение доступа прописано в руководствах недостаточно. Особенно при разграничении прав на уровне записей может пригодиться поддержка консультантов фирмы. При упрощенном методе в небольшой фирме — знаний на уровне руководства может быть достаточно.
- Порядок ввода и согласования документа «Заявка на расходование денежных средств»
По завершению процесса ознакомления с программой и введения определенных статей оборотов и элементов др. справочников, необходимо продумать схему документооборота системы Казначейства. Важно понимать, что она должна быть не такая какую советует аналитик, а такая чтобы была удобна всем, пользующимся ей для ввода и получения информации, но при этом соответствовала логике действий в программе.
Первым образующим документом системы является Заявка на расходование денежных средств. В данной заявке аккумулируется вся информация в дальнейшем используемая в системе.
Для ввода Заявки необходимо войти в систему, указав пользователя и пароль, найти панель «Казначейство» — документ «Заявка на расходование денежных средств».Ответственные за заявку выбирают вид операций, которым они занимаются, согласно табл.1.
Таблица 1
Пример столбцов в таблице: Ответственные за ввод и согласование заявок по видам операций
| Ответственные за расходование денежных средств | ЦФО (Центр финансовой ответственности) | Вид операции документа, | Проверка,+КонтрольЗаявки побюджету | Согласование |
Ввод новой заявки производится Исполнителем.
Ввод новой заявки «Добавить» — «+» — и выбрать вид операции документа, возможно создание новой заявки путем копирования аналогичной, заполненной – «добавить копированием».