Заполняем реквизиты:
- Организация
- Сценарий (годовой по месяцам – будет установлен по умолчанию)
- ЦФО – Центр финансовой ответственности (= Подразделение) – табл.1.
- Статья оборотов — согласно табл.2.
- Проект – выбрать соответствующий, при распределении по проектам – выбрать вверху «Список».
- Номенклатурная группа – найти в списке Групп Работ — аналитику по работам (табл.2)
- Номенклатура – общее название позиции – внести, либо использовать существующую (примеры в табл.2)
- Контрагент – надо найти в списке, добавить адреса и телефоны, если в справочнике Контрагенты такого контрагента не внесено, либо сходится наименование, но фактический это другой контрагент, то создать новый элемент, указать адрес, обязательно – телефон, если несколько одноименных – указать инн.
- Договор (или номер счета, если нет договора) – указать новый или выбрать старый договор, заполнить в дополнительных реквизитах проект по умолчанию.
- Дата расхода, крайний срок оплаты
- Сумма по счету,
- Ставка НДС.
- Подразделение
- Должность
- На вкладке файлы надо прикрепить электронный вид счета.
- «Записать» черновик, при превышении бюджета – дать пояснения для проведения данной заявки в базе.
- Проверить соответствие окончательного варианта, нажав «ОК» сохранить счет заявку как «Рабочая».
- Для проверки (корректировки) заявки в части статьи оборотов (табл.2) и контроля выполнения плана бюджета вед. экономист смотрит соответствие расхода и статьи оборота, и проводит заявку, если она сверх бюджета.
- На распечатанной копии счета необходимо расписаться, указать номер заявки и отнести счет в бухгалтерию в спец. папку «Счета на оплату»
- Главный бухгалтер при оплате возьмет реквизиты для оплаты контрагента из электронного варианта заявки, сверив их с бумажным счетом и реквизитами существующими в бух.базе.
Система позволяет настроить различные маршруты визирования – согласования.
Процедура согласования заявок зависит от характера предполагаемых расходов, перечень согласований представлен в табл.1.
В системе проставлены настройки прав доступа согласно необходимых функций.
Выше перечисленным ответственным лицам в базе установлены права на просмотр, редактирование, создание и копирование заявок на расходование денежных средств и прогнозов платежей и отчеты, связанные с ними.
Пользователь автоматически получает уведомление о необходимости установки визы в документе согласно маршрута визирования.
В случае, если Ответственный не получил счета на оплату, но к примеру работы заказаны, и известна примерная сумма оплаты и примерная дата расхода – можно внести данные в документ «Прогноз платежа». Обязательно в таком случае – заявку на расходование денежных средств создавать на основании данного прогноза (чтобы сумма не проходила в последующем в платежном календаре дважды).
Прикрепление счета на оплату происходит путем сохранения в документе «Заявка на расходование денежных средств сканированной либо электронной копии документа. При этом, ответственный вносящий данные может удалить изображение счета со своего компьютера автоматически после отправки его в базу программы. После чего, лица имеющие доступ к данному документу могут разворачивать и сохранять его на своем компьютере. Либо раскрывать без сохранения.
Сохранять документ – Счет на оплату поставщика желательно в формате jpeg не превышающем 100 кб.(с условием сохранения качества).
- Платежный календарь и другие отчеты по оплатам
Для реализации задачи оперативного финансового планирования вед.экономист формирует Платёжный календарь. С позиции бюджетного управления платёжный календарь является инструментом резервирования денежных средств из бюджета.
Период, на который составляется платёжный календарь и периодичность его формирования, корректировки и обновления у разных компаний различаются. Чаще всего периодом является месяц, а периодичностью соответственно — неделя.
В платёжном календаре притоки и оттоки денежных средств должны быть сбалансированы. Отрицательное сальдо поступлений и выплат означает дефицит денежных средств в соответствующем периоде времени. В этом случае необходимо определить источники покрытия плановых денежных дефицитов. При положительном сальдо поступлений и выплат образуется профицит (излишек) денежных средств. В этом случае возникает необходимость определить объекты краткосрочного инвестирования и соответствующую доходность операции.
(Платежный календарь не читабелен , ввиду того что оплаченные средства по странностям программы прибавляются. В системе можно настроить отображение платежного календаря разыми способами.
Желательно, чтобы верхняя строка при этом отображала вид данных – начальный остаток, поступления и выплаты по статьям оборотов и контрагентам, ЦФО, конечный остаток.)