План-фактный анализ заявок на расходование денежных средств – отчет позволяющий следить за оплатой заявок в укрупненном виде.
Наиболее удачный из отчетов можно считать «План-фактный анализ прогнозов платежей ». Данный отчет соединяет в себе прогнозируемые документы «Прогноз платежа», планируемые «Заявка на расходование денежных средств» (в другой колонке), и фактическое списание денежных средств. Недостаток – отражает только платежи – без поступлений.
Отчет «План-фактный анализ заявок на расходование денежных средств» аналогичен отчету, рассмотренному выше за исключением столбца прогноза платежей.
Отчет по бюджету выдает результаты по движению денежных средств согласно плана бюджета. Фактические обороты появляются на основании проведенной Платежной позиции (на вкладке документа «Заявка на расходование денежных средств» проведенный документ, указанный в дополнительных аналитиках Выпики либо Расходно-кассового ордера.
- Реестр платежей
Реестр платежей на основании утвержденных заявок формирует финансовый менеджер, утверждает генеральный директор. Реестр можно сохранить в екселе и отправить , либо отдать через секретаря за подписью, либо просто оставить сформированным и утвержденным в программе.
Формирование платежных документов на основании реестра платежей производится в бухгалтерских базах. После оплаты в реестре автоматически проставляется галочка, что заявка оплачена и ответственный за заявку видит, что она оплачена в документах «заявки на расходование денежных средств», кроме того заявка выделяется ярко-зеленым цветом.
Механизм внесения данных о фактической оплате:
Бухгалтер формирует на основании реестра документ «Списание средств с расчетного счета», «Расходно-кассовый ордер» и при получении выписки из банка в документе списание средств с расчетного счета ставит галочку, когда заявка оплачена.
- Планируемое поступление денежных средств
Планируемое поступление денежных средств вносит нач. отдела сбыта вед. экономист на основании плана продаж для отдела сбыта.
Суммы ожидаемых поступлений можно внести списком от каждого контрагента по датам.
Как было сказано выше планируемые поступления возможно автоматически выгружать из графика платежей в документе «Дополнительные условия по договору». Дополнительные условия к договору, в связи с наличием отсрочки платежей, а также различия в ценообразовании также требуют утверждения. Однако, схема внесения поступлений средств в отличие от платежей требует не столько утверждения, сколько внесения данных и их корректировок в полном объеме. Специалист, который осуществляет внесение данных должен обладать оперативной и достоверной информацией о намерениях покупателей оплатить по договору.
Таблица 3
Внесение данных в документы о поступлениях денежных средств
| Ответственные за внесение данных | Номенклатура | ЦФО (Центр финансовой ответственности) | Вид операции документа, | Проверкаи утверждение |
| Бухгалтер, главный бухгалтер | Поступление денежных средств от покупателей | Администрация — Отдел продаж | Поступление на р/сч, приходно-кассовый ордер | По итогам месяца |
| Экономист (фин.менеджер) | Отсрочка платежа | Администрация — Отдел продаж | Доп. условия к договору | Генеральный директор |
| Экономист(фин.менеджер) | Согласно договора | Администрация — Отдел продаж | Планируемое поступление денежных средств | По итогам месяца |
| Бухгалтер, главный бухгалтер | Прочие поступления денежных средств | Администрация – Бухгалтерия (СМУ) | Поступление на р/сч, приходно-кассовый ордер | По итогам месяца |
Как мы говорили выше, система казначейства должна разрабатываться индивидуально и служить главной цели — обобщению и своевременной подаче информации руководству и исполнителям.