4.2. Описание существующего подхода к управлению запасами
В настоящее время на предприятии нет единой системы управления запасами. Потребность в запасах определяется исходя из их нормативного расхода на единицу продукции и плана производства на рассматриваемый период. При этом годовой план равномерно распределяется по кварталам, а затем по месяцам с учетом его возможных изменений. Однако в основном материалы и комплектующие покупаются «про запас», поэтому для предприятия характерно наличие сверхнормативных запасов на складе по одним видам материалов и комплектующих и наличие дефицитных позиций по другим. В методике расчета нормативов не учитывается положение на рынке материалов и комплектующих, нормативы не минимизируют текущие затраты по обслуживанию запасов.
Серьезным недостатком управления запасами является отсутствие контроля за соблюдением нормативов, следствием чего являются сверхнормативные запасы. В относительных величинах превышение в среднем составляет около 40 % от величины нормативов. В то же время ежемесячно не выполняется норматив по готовой продукции – дефицит составляет 25 %. Эта ситуация обусловлена задержками в ходе производственного процесса из-за нехватки некоторых видов комплектующих. Такой дисбаланс в управлении запасами может привести к замедлению оборачиваемости активов, снижению ликвидности и увеличению риска неплатежеспособности.
В целях повышения эффективности управления запасами на предприятии необходимо разработать и внедрить мероприятия в следующих направлениях:
− обеспечение контроля за состоянием запасов и соблюдением их нормативов по каждой позиции комплектующих;
− разработка предложений по усовершенствованию методики нормирования запасов на предприятии;
− определение оптимальных размеров заказываемых партий и периодов поставки по наиболее значимым позициям ТМЦ, что позволит минимизировать затраты, связанные с поддержанием запасов за счет уменьшения среднего размера запасов на складах.
4.3. Предлагаемая методика расчета оптимальной партии поставки
Величина запаса каждого вида должна быть достаточной, с одной стороны, для обеспечения нормального хода производства и выпуска заданного объема продукции, но с другой стороны она должна минимизировать омертвление оборотных средств в денежных запасах. Поэтому главный акцент следует делать на расчет оптимального размера партии поставки, который должен минимизировать вложенный капитал за счет сокращения издержек по обслуживанию запасов (затрат по размещению заказа, доставке товаров, приемке и хранению).
Определение целесообразного уровня запаса чаще всего сводится к выбору рациональных моментов или дат заказа и рациональных объемов пополнений, то есть количества заказываемого запаса. В этом случае рассматриваются две альтернативы: либо заказы производятся часто и малыми партиями; либо редко и в большом объеме.
Оптимальный размер заказа по критерию минимизации совокупных затрат на хранение и повторение заказа рассчитывается по формуле Уилсона (1). В ней для упрощения принимаются условия равномерного потребления (расхода) и постоянного определенного отставания времени поставки от момента заказа продукции (марки материала) у поставщика. При этом минимизируются суммарные издержки хранения запасов, которые берутся прямо пропорциональными объему этих запасов и времени хранения, и издержки, связанные с заказом, которые постоянны для каждого заказа и не связаны с объемом заказа.
Кратко охарактеризуем особенности расчета каждой из составляющих формулы Уилсона.
Затраты, связанные с выполнением одного заказа (О), можно определить как стоимость поставки материала. В стоимость поставки входят:
1) постоянная составляющая:
- расходы по организации заказа;
- транспортные расходы, не связанные с объемом партии поставки.
2) переменная составляющая – слагаемые, пропорциональные суммарному объему (весу) партии и/или количеству затребованных номенклатур:
- транспортные расходы, зависящие от величины партии поставки;
- расходы по погрузке-разгрузке.
К постоянной составляющей относят расходы, связанные с самим актом оформления поставки (просмотр базы данных, выписка и оформление наряда, почтовые расходы). Размещение заказа на восполнение запаса может включать следующие операции:
- изучение картотеки движения запасов в целях определения объема заказа;
- диктовка, написание или печатание заказа на бланке;
- отправка заказа;
- принятие заказа по его прибытии;
- проверка соответствия товара сопроводительному документу;
- при необходимости – оформление претензии по несоответствию состава, количеству, повреждениям;
- распаковка и размещение на складе;
- сверка сопроводительного документа со счетом поставщика;
- проверка цен и срока платежа, указанных в счете;
- регистрация полученного заказа в картотеке контроля запасов;
- учет счетов поставщика;
- проверка и оплата счетов;
- перенос соответствующих проводок из ведомости ежедневного учета закупок в общую ведомость;
- проверка согласованности данных о запасах и счетов, и так далее.
Если поставка связана с организацией специального рейса транспортного средства (самолета, автомобиля, железнодорожного вагона, цистерны, контейнера), то стоимость этого рейса включается в постоянную составляющую, а из транспортных затрат исключается слагаемое, пропорциональное объему перевозки. При полной загрузке, наоборот, из транспортных затрат оставляют только пропорциональное слагаемое. Коэффициенты пропорциональности определяются действующими тарифами в расчете на весовую единицу.
Сумма издержек хранения и потерь от иммобилизации (пролеживания) единицы материала (С) включает две составляющие:
— сумма издержек хранения;
— потери от иммобилизации.
К издержкам хранения относятся совокупные затраты, связанные с хранением материалов, начиная от их размещения в местах хранения и до момента использования.
В издержки по хранению запаса на складе входят:
- затраты на содержание помещений;
- потери от омертвления средств, вложенных в запасы;
- издержки по страхованию запасов;
- потери от порчи хранимых запасов;
- прямые затраты на производственный персонал и др.
Общая потребность в материалах на планируемый период (S) рассчитывается как норма расхода по каждому виду материала, умноженная на количество планируемых к выпуску изделий за период.